建築図面の資料を営業が毎回印刷をして取引先へ提案を行っており、複数社の訪問時は用紙が100枚以上にもなり、手荷物が重い。

重要な資料を忘れていないか心配などの声が従業員から上がっている。

また、顧客情報も扱っているので紛失や盗難にあった場合や、提案時に別企業の資料を提示しないか漏洩リスクを全体で懸念している。

契約書など書類関係は全て社内のキャビネットで保管しており、社内で定めた期間が経過すればシュレッダーで破棄をしているものの、整理時間や保管場所などスリム化したい。

また支店を設置する事になり、本社にある書類を確認する時は電話やメールで確認をしているので効率化したい。

Googleドライブの導入をお勧めしました。

書類の量や種類が多いためクラウド内で一括管理してフォルダ毎に整理する事で、全社員がいつでもどこでも最新の情報をパソコンやスマートフォンで確認ができます。

また、紙ベースでの書類保管や印刷を最低限に出来るため整理や破棄の時間が削減出来て、場所も取らずに管理が可能です。

取引先での提案時も合わせてタブレットを活用することをお勧めしました。

お客様にも見やすい大きさで資料の提示が可能ですし、全てのデータをタブレットでも確認出来るため必要な資料を忘れる事もありません。商談内容によっては別の資料提示にすぐに切り替える事で精度の高い提案ができます。

また、タブレットなら画面のパスコードロックやGoogleアカウントによるデバイスのデータ削除の機能があるため紙よりも紛失や盗難時のリスクが軽減できます。

2拠点間のネットワークの連携もGoogleドライブへのアクセスで解決可能です。

今後、更に拠点数が増えた場合でも簡単に共有出来ます。

Googleドライブを導入することで業務に関する書類保管を1か所管理にする事ができました。どこでも営業同士での連携も図れるし、上長に対して資料確認もしてもらえるようになった。営業や業務の効率が格段に変化したことを実感している。

NASのシステム導入時は専門のスタッフが訪問をして、機器の設置に加えて、パソコンなど1台1台に対して設定を行い、スムーズな導入ができました。2拠点間のみならず外出先からもセキュリティを保った状態でデータにアクセスが出来るようになった。

今までがすごく非効率に書類を管理していたと感じました。

Googleドライブを導入してからは営業も印刷時間の削減ができており、重たい書類を持たなくてもいいので満足感が高まっています！

最新のデータを商談内容に応じてすぐに切り替えて提示出来るので成約率も上がってきました！

管理者のチェック作業など全てがパソコンやスマートフォンで完結出来るので社内業務全体が効率化出来ました。非常に満足しています。